Mini-verrijkingsdag #3 Op bezoek bij VCK Port Logistics

Of ik tijd heb om 2e jaars logistiek studenten Professional Skills lessen te geven? Ja… nee…. nou dit past eigenlijk wel heel mooi in mijn durf-te-ontdekken avontuur. Ik kan onderzoeken hoe het is om voor de klas te staan én ik krijg meer zicht op het logistieke werkveld. Tenminste als ik mijn volgende verrijkingsdag hieraan koppel.

En zo beland ik op kantoor van VCK Port Logistics op Amsterdam Sloterdijk. In gesprek met Frans en Jules, managers van de afdeling import en wegtransport.

Waar ik dacht dat logistiek redelijk overzichtelijk is. Iets moet van A naar B en dat regel je dan zo efficiënt mogelijk. Blijkt het allemaal ietsje anders te gaan. Ze regelen inderdaad dat materiaal als ruwe zink of ruw aluminium (maar ook auto’s of heftrucks) van A naar B vervoerd wordt. Maar dat dat simmpel is, ho maar. De termen en stappen in het proces vliegen me om de oren: Kapiteinskamer, sleper, havenkenner, douane, marachaussee, stuwadoors, klaren, opslag, binnenvaart of wegtransport, visa, makelen…..

Op de afdeling import begint het proces. Na het afsluiten van een contract zijn zij de contactpersoon voor de klant. Zij managen de verwachtingen en regelen en controleren de distrubutie. Dat wegtransport bijvoorbeeld weet dat er een bulk papier aankomt. Afdeling wegtransport zorgt er dan voor dat deze vracht op zijn uiteindelijke plek terecht komt. Deze afdeling heeft volgens eigen zeggen veel weg van een dealingroom. Iedereen is hier continu aan het bellen en aan het ‘dealen’ met vrachtvervoerders om een vracht zo goedkoop mogelijk op de plaats van bestemming te krijgen. VCK Port Logistics bezit zelf namelijk geen enkele boot of vrachtwagen. Alle vervoer wordt ingekocht.

De professional skills lessen die ik ga geven bestaan uit vijf onderwerpen: prioriteiten stellen, inzicht in eigen kwaliteiten en vaardigheden, beïnvloeden, ethisch handelen en kunnen redeneren. Gelukkig blijken al deze onderwerpen ook van belang.

Bij prioriteiten stellen gaat het dan niet zozeer om de eigen prioriteiten, maar om de prioriteiten van de klant. Die moet je als medewerker goed kunnen inschatten. Dat betekent de juiste vragen stellen. Blijkt bijvoorbeeld dat de vracht van klant A belangrijker is, omdat er bij vertraging een heel proces stil komt te liggen, dan moet je soms de vracht van deze klant voor laten gaan. Ook al is klant B eerder met zijn order.

Vervolgens moet je deze klant B dan wel weten te beïnvloeden, zodat hij met je mee wil bewegen. Wat dan nodig is, is een goede onderbouwing. Wat waren je afwegingen en hoe ben je tot deze oplossing gekomen. Frans: ‘Deze redenering moet je zo simpel en duidelijk mogelijk overbrengen. Wolligheid wordt bij VCK niet op prijs gesteld. Wees maar gewoon eerlijk en to-the-point, zodat je snel en flexibel kunt schakelen.’

‘Naast goed kunnen redeneren zit hier ook veel relatie opbouwen. Weten wat er speelt in de wereld is dan een must. Bijvoorbeeld in kunnen schatten wat een drone-aanval in Saoed-Arabië betekent voor je klant of wat de gevolgen van een Brexit zijn.’

Ooit hebben ze bij import iemand rechtstreeks van de universiteit gehad. Superslim. Je hoefde hem alles maar één keer uit te leggen. Maar toen er iets mis ging in één van zijn klussen, had ie dat pas veel te laat door. Frans: ‘En dat kan niet. Fouten maken, moet kunnen, daar leer je alleen maar van. Maar we verwachten natuurlijk wel dat je je eigen werk goed controleert.’

De belangrijkste kwaliteiten bij hun medewerkers vinden beide mannen dan ook: transparant zijn, helder communiceren, initiatief tonen, vooruit denken én van puzzelen houden.

En ja, soms heb je te maken met dilemma’s. Zoals bij wegtransport waar de klant altijd zo goedkoop mogelijk wil. En dan wel met chauffeurs die fatsoenlijk Engels of Duits spreken. Maar mag je een chauffeur die prima rijdt en zijn werk doet wel weigeren omdat zijn Engels of Duits niet op orde is? Jules vindt van niet: ‘Ik heb nu met mijn klanten afgesproken dat als de chauffeurs vaardig genoeg zijn om de pictogrammen en de wegbewijzering te begrijpen, ze gewoon ingezet worden.’

De tijd met deze twee doorgewinterde managers vliegt voorbij. Wat een mooie verhalen hebben ze te vertellen en wat een fascinerende wereld schuilt er achter dat simpele woordje logistiek.

Aan het einde van het gesprek zegt Jules: ‘Laten we wel wezen, uiteindelijk gaat ons werk wel over spullen hé! Er zijn belangrijkere dingen in ons leven toch.’ En met deze heerlijk relativerende woorden in mijn hoofd begin ik aan de voorbereiding van de lessen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.